+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Акты уничтожения срок хранения

Акты уничтожения срок хранения

На основании представленных структурными подразделениями перечней списков дел, подлежащих уничтожению в связи с истечением сроков их хранения, и проведенной экспертизы ценности документов в архиве предприятия составляют акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ далее — Акт. Такой Акт составляют в 2 экземплярах , как правило, на дела всего предприятия. При этом, если в Акте указаны дела нескольких структурных подразделений, их наименования указывают перед группой заголовков дел этого подразделения. Названия однородных дел, отобранных к уничтожению, вносят в Акт под общим заголовком с указанием количества дел, включенных в каждую группу. Обратите внимание: дела включают в Акт, если предусмотренный для них срок хранения истек до 1 января года, в котором составлен Акт.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: CПП ХЭД ФОРМИРОВАНИЕ АКТА ОБ УНИЧТОЖЕНИИ

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения

П родолжаем оформлять результаты подготовки законченных в делопроизводстве документов к передаче из подразделений в архив организации. Порядок оформления описей дел мы рассмотрели в предыдущем номере журнала.

Переходим к оформлению уничтожения тех документов, которые не подлежат архивному хранению. В процессе подготовки документов подразделения к передаче в архив организации 1 дела постоянного срока хранения, дела с документами по личному составу и дела с документами временных сроков хранения свыше 10 лет должны были в I квартале календарного года пройти архивно-техническую обработку и уточнение заголовков.

Обработанные дела вносятся в описи соответствующих дел структурного подразделения, подписываются руководителем подразделения и передаются в службу делопроизводства для составления сводных описей и подготовки их к рассмотрению на заседании экспертной комиссии организации. Именно этот порядок мы разбирали в предыдущем номере журнала, рассматривая второй этап проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

В зоне ответственности структурного подразделения остаются на хранении дела временных сроков хранения до 10 лет включительно , которые:. Остаются также дела и документы предыдущих лет, сроки хранения которых истекли к 1 января текущего года и в связи с этим подлежащие выделению к уничтожению в установленном порядке.

Порядок выделения не подлежащих хранению документов к уничтожению установлен в настоящее время Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утв.

Эти Правила процедуру выделения документов к уничтожению регламентируют следующим образом:. Правила установили единую форму акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению в приложении 21 :. В акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который составляется в структурном подразделении в году, могут быть включены: документы временных до 10 лет включительно сроков хранения, которые были составлены, исполнены и сформированы в дела в соответствии с номенклатурой дел в период с по г.

Акт составляется ответственным за делопроизводство в структурном подразделении под методическим руководством службы делопроизводства или архива организации. В качестве основы используется номенклатура дел структурного подразделения — те разделы сводной номенклатуры дел или их копии , которые были направлены в подразделение службой делопроизводства после согласования ЭК и утверждения руководителем.

Поэтому чем лучше составляется номенклатура дел, тем легче на ее основе потом составлять описи дел и акты о выделении документов к уничтожению. Номенклатура дел содержит сроки хранения, при этом в качестве основания их установления могут быть указаны не только перечни документов 3 , иные нормативные правовые акты, но и протокол ЭК.

Ссылки на эти документы следует переносить из номенклатуры в акт о выделении к уничтожению см. В отличие от оформления описей дел, при оформлении акта о выделении к уничтожению Правила не предписывают соблюдать систематизацию заголовков дел аналогичную той, что закреплена в номенклатуре дел. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется в структурном подразделении в 2 экземплярах , один передается в службу делопроизводства, второй стоит хранить в делах подразделения в течение 3 лет по аналогии с номенклатурой дел структурного подразделения, что необходимо подтвердить протоколом заседания ЭК организации; трехлетний срок установлен статьей ПТУД.

Пример 1. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленный в структурном подразделении по форме приложения 21 к Правилам. Пример 2. Сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленный по форме приложения 21 к Правилам в организации, не являющейся источником комплектования.

Служба делопроизводства на основании актов предложений структурных подразделений формирует проект сводного акта о выделении к уничтожению документов организации и готовит его рассмотрение, согласование на заседании ЭК организации. При составлении акта рекомендуем службе делопроизводства в табличной части документа выделять разделы с наименованиями соответствующих структурных подразделений в таком же порядке, как это оформляется в годовых разделах сводных описей дел, и проверять сроки хранения документов, которые были установлены в номенклатурах дел структурных подразделений.

Установленная Правилами в приложении 21 форма акта в полной мере отражает третий этап экспертизы ценности документов в архиве организации , когда выделяются к уничтожению архивные документы в связи с истечением временных свыше 10 лет сроков их хранения. Табличная часть формы акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению приведенная в приложении 21 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв.

При этом данная форма применима и для оформления выделения документов к уничтожению в делопроизводстве на этапе подготовки документов и дел к передаче в архив организации. Но в этом случае не все графы табличной части формы подлежат заполнению изымаются графы 4 и 5, выделенные оранжевой заливкой в цитате выше.

Кроме того, может не заполняться часть трафаретного текста об утверждении описей ЭПК архива, если организация не является источником его комплектования. Сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, после утверждения первым руководителем организации и фактического уничтожения документов формируется в дело службы делопроизводства и хранится постоянно по ст. В конце сводного акта см.

Обычно бумажные документы все-таки шредируют или подвергают химической обработке. Вариант закапывания не приветствуется, так как в земле документы хорошо сохраняются, в этом случае, скорее, создается видимость их уничтожения. А сжигание документов теперь запрещено экологическими стандартами серии Гарантированно уничтожить документы, особенно при их небольшом количестве, можно самостоятельно.

Если уничтожением документов занимаются сотрудники вашей организации , то данное действие должно выполняться коллективно, а не одним человеком для избежания попадания якобы уничтоженных документов в чужие руки. Документироваться это может:. Пример 3. Отражение сдачи документов в качестве макулатуры в сводном акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Пример 4. Отражение факта уничтожения документов сотрудниками своей организации в сводном акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Пример 6. Данные реестры должны составляться на каждое дело, содержать описание документов, включенных в состав электронного дела, их объем в Мб. Кроме управленческого и методического эффекта, от правильного оформления актов на уничтожение документов есть и практическая польза. Если нормативный срок хранения каких-то дел, документов истек, но они не были включены в связи с этим в акты о выделении их к уничтожению, то формально любая проверка имеет полное право запросить их, потребовать предъявления, копирования и т.

Вам придется или предъявлять затребованные документы за весь период деятельности организации, или срочно доказывать актами, почему они отсутствуют в составе документального и архивного фондов.

Не случайно концепция управления документами по ГОСТ Р ИСО предусматривает планомерное регулирование всех процессов работы с документами: начиная с их создания и заканчивая уничтожением. Вы узнаете, как подготовить дело для долговременного хранения: оформить обложку, вынуть лишнее, пронумеровать листы, создать лист-заверитель и внутреннюю опись содержимого дела, скрепить его листы физически какие при этом есть варианты и от чего они зависят ; как поделить обязанности между сотрудниками передающего подразделения и архива.

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с г. Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:. А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Архивные Правила года являются нормативным правовым актом НПА. Где это видано, чтобы из форм, предусмотренных НПА, самостоятельно изымали графы из таблицы, как советует автор статьи?

Если делать сводный акт так, как советует автор статьи, то он уже не будет соответствовать установленной Правилами форме. Но в комментарии читателя отражается извечная проблема — соотношение смысла и содержания правовой нормы с возможностями и особенностями ее применения.

В работе с утвержденными формами документов рекомендуем различать 2 аспекта и соответственно 2 категории форм: Первая — унифицированные типовые формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами и оформленные не только в качестве приложения к нему, но и в составе альбома комплекса типовых форм. Данные формы применяются самостоятельно, действуют с присвоенными кодами в той форме, в которой были утверждены как обязательные формулировка в приказах, например, утвердить.

Изменять их строго запрещено, поскольку они предназначены прежде всего для автоматизированной автоматической обработки. Подписывать эти акты должны руководители соответствующих структурных подразделений. Строго по данной форме акта, включая его табличную часть, уничтожение документов будет оформлять архив организации при проведении экспертизы ценности архивных документов, уже находящихся в составе архивного фонда, особенно когда организация является источником комплектования.

Обратите внимание, что Правила года регламентируют прежде всего работу архивов организаций. В нашем журнале мы всегда обобщаем опыт работы служб делопроизводства и даем практические и практичные рекомендации — это мотивированные профессиональные суждения. Благодарим автора комментария за внимательность. По существу вопрос очень полезный! Добрый день! Подскажите, в каком нормативном правовом акте есть указание о том, что в графе "Примечания" Акта о выделении к уничтожению документов - не пишутся уточняющие сроки хранения примечания из Перечней?

Например, к статье Перечня к сроку хранения 5 лет есть условие примечание 1 : " 1 При условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу". В Правилах организации хранения года в пункте 4. По данному вопросу подготовлен и опубликован ответ. Подробнее см. Здравствуйте, подскажите пожалуйста, уничтожаем документы со сроком хранения 5 лет, ранее ни номенклатуры дел не было, ни описей дел, нужно ли в примечании в акте указывать " номенклаура дел и учетные документы не велись"?

Правилтно ли я понимаю что после уничтожения архивных докуменов нужно заносить сведения в номенклатуру и описи дел или еще какие-то? Заранее спасибо! В правилах года в акте есть еще строка "Изменения в учетные документы внесены", почему-то в статье ее не прокоментировали, хотелось бы узнать что нужно внести в учетные документы? У меня большое количество сброшюрованной документации пластик. Следует ли убирать его при подготовке документации к цничтоженю? Что мешает долго хранить электронные документы, подписанные квалифицированными электронными подписями КЭП?

Какими нормативными правовыми актами НПА руководствоваться при организации хранения таких документов? Но такие документы с КЭП у нас уже есть, и хранить их как-то надо. Однако без законодательного решения этого вопроса нам не обойтись. На какую нормативную базу лучше опираться при использовании новых Требований. Подскажите, какие риски есть у нашей компании? Как убедить руководителя, что так делать нельзя? Отвечаем на главные вопросы.

Для кого обязательны новые Требования, вступившие в силу Что будет, если эксплуатируемая в организации СЭД им не соответствует? Как они помогут сделать следующий шаг — внедрить после системы электронного документооборота полноценный электронный архив? Что нужно сделать с номенклатурой дел на год до конца текущего года? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы. За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются?

Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации?

Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять? С необходимостью что-нибудь когда-нибудь уничтожить сталкивалась каждая организация.

Алгоритм уничтожения документов и дел временного хранения

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры к примеру, счета на оплату или копии личных документов. В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы. Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует.

Дата публикации Каков алгоритм действий организации для уничтожения текущих документов, срок которых истек? Обязательно ли привлекать специализированную организацию или можно уничтожить документы самостоятельно?

П родолжаем оформлять результаты подготовки законченных в делопроизводстве документов к передаче из подразделений в архив организации. Порядок оформления описей дел мы рассмотрели в предыдущем номере журнала. Переходим к оформлению уничтожения тех документов, которые не подлежат архивному хранению. В процессе подготовки документов подразделения к передаче в архив организации 1 дела постоянного срока хранения, дела с документами по личному составу и дела с документами временных сроков хранения свыше 10 лет должны были в I квартале календарного года пройти архивно-техническую обработку и уточнение заголовков. Обработанные дела вносятся в описи соответствующих дел структурного подразделения, подписываются руководителем подразделения и передаются в службу делопроизводства для составления сводных описей и подготовки их к рассмотрению на заседании экспертной комиссии организации.

Уничтожаем документы с истекшим сроком хранения

В работе каждой организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо избавиться от старых документов и освободить место для новых. Есть только документы, у которых истек срок хранения. От них можно избавиться, но не сразу и не от всех. Сначала придется пересмотреть документы и выделить те, которые можно безбоязненно уничтожить. В соответствии со ст. На практике ответственность для организации может наступить, если она не предоставит какой-либо документ по запросу контролирующего органа, сославшись на то, что он потерян или уничтожен. Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно. Принимая решение об уничтожении документов, необходимо руководствоваться главным критерием — сроком хранения.

Акт об уничтожении документов

В процессе осуществления деятельности у любого субъекта хозяйствования неизбежно накапливается различная служебная документация. Когда истекает архивный срок хранения такой документации, и она теряет свою актуальность, ее необходимо уничтожить. Данная процедура осложняется тем, что просто утилизировать документы не получится. Акт об уничтожении документов необходимо составлять, если организацией принято решение избавиться от накопленных за годы работы бумаг. Это может быть кадровая, бухгалтерская и иная документация.

В ходе деятельности компании в ней накапливаются документы, и рано или поздно встаёт вопрос об их уничтожении.

В настоящее время в процессе деятельности организаций образовывается большой объем документов. Поэтому правильное и своевременное уничтожение документов является актуальной темой в делопроизводстве каждой организации. Ознакомившись с данной статьей, вы будете точно знать каков порядок уничтожения документов.

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Сохранить ссылку. Сохранить закладку. Предыдущая статья.

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. Как оформить акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения?

Уничтожение документов

.

И несмотря на то что любой документ имеет свой срок хранения, многие актов о выделении к уничтожению документов и дел, сроки хранения.

.

Оформляем акты на уничтожение документов

.

.

.

.

.

.

Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. naserra

    А роль прокуратуры в чём заключается?

  2. Ферапонт

    Всё правильно, кроме свободной езды на евробляхах! Дешмарёвые тазы, купленные за 2-3к растаможить по этой схеме будет дороже самого авто, а вот ответственности у этих людей НЕТ! Стукнул дорогую тачку и с места ДТП так как нет страховки и ремонт за свой счет 2х авто просто не имеет смысла, сбежал и концы в воду, а пострадавшему искать. Кого искать, литовскую фирму. Я бы вообще этим умникам запретил нахождение на территории Украины больше чем на 30дней. И всё, проблеме конец! Те кто действительно являются резидентами LT, и D, за месяц на служебном авто дела порешают, а вот хитрожопы замаятся раз в 30 дней границу пересекать. Зачем наводнять дороги старым говном, такого и у нас полно!

  3. Селиван

    И кто таким дятлам доктор ?

© 2018-2021 donpotolok.ru